Informatie over persoonsgegevens en de verwerking ervan

1. Gegevensverwerking en verantwoordelijkheid

Onder ‘verwerking’ verstaan wij elke handeling die gebeurt met persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, bewaren, raadplegen, gebruiken, mededelen via verspreiding, wissen, archiveren of vernietigen van deze gegevens.

De S.A. D’Ieteren Automotive N.V., Maliestraat 50 in 1050 Brussel, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Elke vraag omtrent dit onderwerp kunt u ons via briefwisseling stellen op het adres hiervoor of elektronisch via: customercare@dieteren.be.

2. Wie is D’Ieteren Automotive?

S.A. D'Ieteren Automotive N.V. staat in voor de invoer en de distributie van voertuigen van de merken Volkswagen, Audi, SEAT, ŠKODA, Bentley, Lamborghini, Bugatti en Porsche in België, alsook van wisselstukken en toebehoren. D’Ieteren Automotive beheert een netwerk van onafhankelijke concessiehouders in het hele land en bezit vestigingen die voornamelijk gelegen zijn op de as Brussel-Mechelen-Antwerpen (Sopadis N.V., D'Ieteren Car Centers N.V., PC Antwerp N.V., PC Brussels N.V.).

Voor D’Ieteren Automotive is uw voertuig niet langer zomaar een product: het is een reeks van mobiele en verbonden diensten die u het leven vergemakkelijken. D'Ieteren Automotive is een pionier in de ontwikkeling van nieuwe mobiliteitsoplossingen, door bijvoorbeeld mee te werken aan de lancering van diensten voor gedeelde en multimodale mobiliteit zoals Poppy en Skipr (Lab Box N.V.).

D’Ieteren Automotive bezit verschillende dochterondernemingen :

  • D’Ieteren Centers
  • Sopadis ((die zelf dochterondernemingen heeft: Autonatie, Kronos, AC Bornem, Rietje, ACM, Porsche Centre Liège, Bruynseels, ACP, Porsche Centre Paal, Porsche Centre Mechelen, Don Bosco Garage, Thuy en Overijse Automotive)
  • Porsche Center Antwerp
  • Porsche Center brussels
  • Wondercar SA
  • Labbox (die op haar beurt ook dochterondernemingen heeft: EDI, Poppy, skipr, MyMove, Husk, Ush, Lizy & mbrella)

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Onder ‘persoonsgegevens’ wordt alle informatie verstaan betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

De persoonsgegevens die wij verwerken, zijn de gegevens die u ons meedeelt, zoals gebruikersgegevens (bv.: naam, voornaam, geslacht, taal, adres, telefoonnummer, e-mailadres, leeftijd, bankrekeningnummer en vergelijkbare gegevens, kopie van uw identiteitskaart, hobby), technische gegevens die verband houden met uw voertuig (bv. chassisnummer, nummerplaat), lokalisatiegegevens indien van toepassing (bv. indien uw voertuig is uitgerust met een geolokalisatiedienst en u instemde met het gebruik van deze dienst) en gegevens die wij ontvangen wanneer u gebruik maakt van onze diensten (bv. kilometerstanden van uw voertuig, frequentie van bezoeken aan concessies, frequentie van bezoeken aan onze websites).

Nous ne prenons des décisions basées sur des données traitées de façon automatisée que lorsque c’est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat (p.ex. lors d’un octroi de crédit) ou si vous y avez consenti.

Wij gaan enkel over tot beslissingen op basis van automatisch verwerkte gegevens indien dit noodzakelijk is om een contract af te sluiten of uit te voeren (bv. bij de toekenning van een krediet) of indien u daarmee hebt ingestemd.

Wij verwerken geen zogeheten ‘gevoelige’ gegevens zoals gegevens die bijvoorbeeld betrekking hebben op (N.B. de lijst is waarschijnlijk niet exhaustief) uw ras of etnische afkomst, uw politieke, godsdienstige of filosofische overtuiging, uw leven en/of uw seksuele geaardheid en uw gezondheid. Mochten wij er ooit toe gebracht worden deze gegevens te verwerken, dan zullen wij dat enkel doen na uw expliciete toestemming en voor doeleinden die u op voorhand worden duidelijk gemaakt, of indien de verwerking ervan noodzakelijk is binnen het kader van het arbeidsrecht, de sociale zekerheid, de preventieve geneeskunde of de arbeidsgeneeskunde.

4. Voor welke doeleinden en op welke basis gebruiken wij de gegevens die u ons meedeelt?

Wij gebruiken de persoonsgegevens die u ons meedeelt voor diverse doeleinden, zoals:

  • In het kader van het beheer van onze contractuele relatie en de diensten die eruit voortvloeien, bv.
    - het gebruik van uw telefoongegevens om u op de hoogte te brengen van de uitvoering van de gevraagde werken aan uw voertuig
    - het gebruik van uw gegevens om facturen of bestelbonnen op te maken enz.
  • Voor de doeleinden waarvoor u ons uw toestemming hebt gegeven, bv.
    - gebruik van uw e-mailadres als u ervoor geopteerd hebt om informatiebrieven over onze producten te ontvangen via dit kanaal
    - Om u gepersonaliseerde diensten aan te bieden, op basis van uw gewoonten, uitsluitend als u een specifieke toestemming hebt verleend hiervoor (bv.: u voorstellen om naar onze garages te komen op basis van het gedrag van uw voertuig, uw kilometerstand en de frequentie van uw bezoeken aan onze werkplaatsen) (zie punt 5 hierna voor meer details)
    - Het gebruik van uw naam, voornaam, elektronische gegevens om u te helpen in het kader van ‘chats/conversaties’ op onze websites
  • Om te voldoen aan de wettelijke of regelgevende verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn. Bv.:
    - mededeling van uw persoonsgegevens aan de Kruispuntbank van de voertuigen als een van onze voertuigen aan u ter beschikking wordt gesteld;
    - Mededeling van uw persoonsgegevens aan de Autoriteiten als wij daartoe verplicht zijn in het kader van gerechtelijke onderzoeken
  • Wanneer wij een rechtmatig belang hebben om dit te doen, terwijl we erover waken dat we het evenwicht bewaren tussen dit belang en de naleving van de persoonlijke levenssfeer. Bv.:
    - met name in het kader van de preventie en de bestrijding van fraude,
    - voor de verbetering van onze producten en onze diensten, met name in het kader van de vraag naar feedback via tevredenheidsenquêtes
    - Om u te herinneren aan een afspraak die u hebt gemaakt naar aanleiding van het onderhoud van uw voertuig
  • Als de verwerking van uw gegevens noodzakelijk is om uw veiligheid, uw vitale belangen te beschermen. Bv.:
    - met name in het kader van terugroepacties op vraag van de autoriteiten en met betrekking tot de veiligheid van uw voertuig
  • Op gepseudonimiseerde of geanonimiseerde wijze voor commerciële doeleinden zonder link met uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld voor statistische analyses van de frequentie van de bezoeken aan onze werkplaatsen/garages)
  • Samen met andere verwerkingsverantwoordelijken na het sluiten van akkoorden hiertoe (bv.: om u een onderhoudsdienst voor uw voertuig voor te stellen als u op reis gaat en uw voertuig achterlaat bij een parkingbedrijf)
  • Het gebruik van uw naam, voornaam, adres, elektronische gegevens die wij verzamelen in het kader van de wedstrijden die wij organiseren, om u te informeren over het resultaat;

D'Ieteren Automotive heeft geen verwerkingsactiviteiten die ingedeeld kunnen worden in het kader van een geautomatiseerd beslissingsproces. De geautomatiseerde beslissing is het vermogen om beslissingen te nemen via technologische middelen, zonder menselijke tussenkomst.

Wij kunnen ertoe gebracht worden uw gegevens over te dragen binnen ondernemingen van onze groep (zusterbedrijven, dochterondernemingen, bv. D’Ieteren Car Centers, Lab Box, Wondercar, D’Ieteren Lease of Volkswagen D’Ieteren Finance) in het kader van de realisatie van de doeleinden hiervoor.

Wij maken de gegevens niet over aan derden, tenzij:

  • Aan de leden van het distributienetwerk van de merken die wij verdelen (constructeurs en hun aangesloten financiële ondernemingen, concessiehouders);
  • Wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen (bv. aan de Kredietcentrale van de Nationale Bank bij de toekenning van een krediet);
  • Wanneer dit ons wettelijk wordt toegestaan (bv. bij de overdracht van onze rechten en plichten bij een cessie van vorderingen);
  • Aan onderaannemers als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten (bv. elektronische archivering van de facturen);
  • Om ze te updaten (mededeling aan Bpost als post teruggestuurd wordt als gevolg van een adreswijziging);
  • Middels uw voorafgaande toestemming.

Indien de verwerking van de gegevens, onder meer via een onderaannemer, impliceert dat de gegevens overgedragen worden buiten de Europese Unie, zullen wij erover waken uw gegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende Europese wetgeving ter zake.

Wij vergewissen ons ervan dat elke derde aan wie wij uw gegevens zouden overdragen, deze - net zoals wij - op een veilige manier verwerkt door de nodige maatregelen te treffen om ze te beschermen.

Zoals vermeld in punt 2 hiervoor, bezit D’Ieteren Automotive verschillende dochterondernemingen:

  • D’Ieteren Car Centers
  • Sopadis (die zelf dochterondernemingen heeft: Autonatie, Kronos, AC Bornem, Rietje, ACM, Porsche Centre Liège, Bruynseels, ACP, Porsche Centre Paal, Porsche Centre Mechelen, Don Bosco Garage, Thuy en Overijse Automotive)
  • Porsche Center Antwerp
  • Porsche Center Brussels
  • Wondercar SA
  • Labbox (die zelf dochterondernemingen heeft: EDI, Poppy, skipr, MyMove, Husk, Ush, Lizy & mbrella)

In deze context kunnen wij persoonsgegevens overdragen aan en delen met onze dochterondernemingen. Hieronder vindt u de verschillende verwerkingsactiviteiten, het doel ervan, de toepasselijke wettelijke basis en de betrokken categorieën van persoonsgegevens:

VERWERKINGSACTIVITEITDOEL GEGEVENSTYPEWETTELIJKE BASIS
Uitwisseling van de door een ondernemer/concessiehouder verzamelde contactgegevens met de andere ondernemers/concessiehouders en met D’Ieteren AutomotiveKwaliteitsgegevens verzekeren binnen het ecosysteem van D’Ieteren AutomotiveContactgegevens Contractueel
Uitwisseling van de gegevens met betrekking tot het voertuig met de ondernemers/concessiehouders en D’Ieteren Automotive.Het onderhoud/de correcte reparatie van het voertuig verzekerenTechnische informatie/gegevensContractueel
Uitwisseling van de door een ondernemer/concessiehouder verzamelde contactgegevens en gegevens met betrekking tot het voertuig met een dochteronderneming van D’Ieteren Automotive Kwaliteitsvolle gegevens en een correcte opvolging verzekeren als producten of diensten van een dochteronderneming worden aangekochtContactgegevens en technische informatie/gegevensContractueel
Rechtmatig belang

Meer informatie over de toestemming

D'Ieteren Automotive en haar dochterondernemingen vragen de toestemming voor twee verschillende verwerkingsactiviteiten:

  • Er wordt een standaardtoestemming gevraagd voor onze algemene activiteiten. Daaronder verstaan wij communicatie via een newsletter, uitnodigingen om evenementen bij te wonen, informatie over de nieuwe voertuigmodellen die wij verdelen, promoties enz. U ontvangt enkel communicatie op basis van gegevens die wij rechtstreeks via u hebben verzameld (en die dus niet afgeleid of berekend zijn). Bijvoorbeeld: als u een catalogus voor de Volkswagen Golf hebt aangevraagd en uw standaardtoestemming hebt verleend, zult u informatie ontvangen over de voertuigen van het merk Volkswagen.
  • Als u uw toestemming verleent, kunt u ook een gepersonaliseerde toestemming verlenen. Deze gepersonaliseerde toestemming houdt in dat D'Ieteren Automotive en de andere begunstigden die u selecteert, een klantprofiel mogen aanmaken op basis van alle gegevens van u waarover wij beschikken, om u gepersonaliseerde communicatie te sturen. Als we het voorbeeld van hierboven opnieuw nemen: als u een catalogus voor de Volkswagen Golf hebt aangevraagd en uw standaardtoestemming maar ook een gepersonaliseerde toestemming hebt verleend, dan zult u de newsletter van Volkswagen ontvangen. Op basis van uw klantprofiel zullen we bijvoorbeeld een ‘betere raming’ maken van het moment waarop we u een e-mail moeten sturen over de nieuwe Golf. Dankzij de gepersonaliseerde toestemming kunt u specifieke communicatie ontvangen op basis van uw profiel.

5. Hoe beschermen wij uw gegevens en hoelang bewaren wij ze?

Wij treffen alle vereiste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Uw gegevens worden zolang bewaard als nodig voor de verwerking waarvoor ze werden verzameld. Dit varieert naargelang van het einddoel, bijvoorbeeld:

  • 30 dagen voor uw contactgegevens als u deelneemt aan een van onze ‘Live chats/conversaties’ op onze websites;
  • 6 maanden bij de opmaak van een offerte voor de aankoop van een voertuig of een onlineconfiguratie;
  • 1 jaar voor uw contactgegevens naar aanleiding van een testrit met onze voertuigen om de eventuele boetes te kunnen beheren
  • 1 jaar voor uw contactgegevens als u zich registreert aan het onthaal van onze showrooms;
  • 7 jaar voor boekhoudkundige/fiscale documenten;
  • 8 jaar na het einde van de contractuele relatie voor bewijzen die bewaard worden in het kader van geschillendossiers;
  • 8 jaar na de uitvoering van een commerciële actie die zonder gevolg is gebleven.

Soms kan de termijn langer zijn, onder meer om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of in geval van een geschil.

Op het einde van de bewaarperiode worden de persoonsgegevens anoniem gemaakt, gewist of onbruikbaar gemaakt.

6. Welke rechten hebt u?

Voor de persoonsgegevens die wij verzamelen/die u ons meedeelt, gelden de volgende rechten:

  • Recht op toegang tot en overdraagbaarheid van uw gegevens:
    U hebt recht op toegang tot uw eigen persoonsgegevens. U hebt het recht om de bevestiging te krijgen dat uw gegevens wel of niet verwerkt worden, alsook om geïnformeerd te worden over de doeleinden waarvoor we ze verwerken, het type van verwerkte gegevens, de personen aan wie de gegevens worden meegedeeld en de bewaartermijn van deze gegevens. U hebt ook het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die u ons meedeelde en om die gegevens over te maken of door ons te laten overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
  • Recht op rechtzetting/schrapping - recht om vergeten te worden
    U hebt het recht om de rechtzetting te vragen van uw eigen persoonsgegevens wanneer u vaststelt dat deze niet correct of niet volledig zijn. U hebt ook het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Indien u uw goedkeuring gaf voor de verwerking van uw gegevens, hebt u op ieder ogenblik de mogelijkheid om deze goedkeuring in te trekken.
  • Recht op verzet tegen het gebruik van de gegevens voor marketingdoeleinden
    U hebt het recht om u, zonder enige verantwoording, te verzetten tegen de verwerking van uw gegevens voor doeleinden van direct marketing of prospectie.
  • Recht op beperking van de verwerking
    U hebt het recht de beperking van de verwerking van uw gegevens te verkrijgen als u de juistheid van de gegevens betwist, als u zich verzet tegen het wissen van de gegevens en in de plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik ervan, of als wij de gegevens niet meer nodig hebben voor verwerking maar u ze nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
  • Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
    U kunt desgewenst altijd een bezwaar omtrent de verwerking van uw gegevens indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (de vroegere Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer) op het onderstaande adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 in 1000 Brussel - contact@apd-gba.be .

De eerste 4 rechten kunnen uitgeoefend worden door met ons contact op te nemen op de adressen vermeld in de rubriek ‘Gegevensverwerking en verantwoordelijkheid’.

7. Gegevens van onze Data Protection Officer

Om te garanderen dat onze verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende reglementering, hebben wij een gegevensbeschermingsverantwoordelijke aangesteld (D.P.O. – Data Protection Officer – e-mail: DPO@dieteren.be – Adres: Maliestraat 50, 1050 Brussel).